Statistik global menunjukkan bahwa perusahaan besar kehilangan puluhan juta dolar setiap tahunnya karena komunikasi yang tidak efektif. Bagi perusahaan kecil, kerugian mencapai ratusan ribu. Hasilnya, 70% pengusaha menekankan bahwa komunikasi yang efektif adalah keterampilan penting bagi calon karyawan.
Dampak Buruknya Keterampilan Komunikasi
Keterampilan komunikasi yang kurang berkembang dengan cepat membuat dirinya terasa. Tanda-tandanya antara lain kepasifan karyawan, tenggat waktu yang terlewat, kurangnya kepercayaan dalam tim, dan keinginan untuk melakukan hal tersebut bertaruh dalam olahraga alih-alih memenuhi tugas pekerjaan, kehilangan pelanggan dan kesalahan mahal lainnya.
Apa itu keterampilan komunikasi?
Hampir semua iklan pekerjaan mencantumkan keterampilan komunikasi sebagai persyaratan. Tapi mana yang paling penting bagi tim Anda? Apakah kemampuan untuk mendengarkan, membujuk, atau membenarkan sudut pandang seseorang? Ataukah kemampuan membangun strategi komunikasi yang sukses? Semakin tepat Anda mendefinisikannya, semakin baik kecocokan yang Anda temukan pada seorang kandidat.
Keterampilan komunikasi adalah kemampuan yang memungkinkan seseorang berkomunikasi secara efektif, akurat dan produktif. Menguasai seni komunikasi menentukan keberhasilan dalam hubungan profesional dan sosial.
Bentuk Komunikasi
Pertemuan bisnis, presentasi dan korespondensi adalah interaksi bisnis formal. Komunikasi informal meliputi ngobrol, bertukar informasi, mendiskusikan masalah pekerjaan, permintaan dan persetujuan. Dialog informal ini mendukung ikatan sosial, membangun budaya komunikasi, dan membangun kepercayaan di antara karyawan.
Keterampilan Komunikasi Aktif Utama
Psikolog menyoroti 10 keterampilan komunikasi penting yang dibutuhkan di tempat kerja:
- Komunikasi Lisan dan Membaca (komunikasi verbal) — Mengembangkan keterampilan berbahasa membantu seseorang mengekspresikan ide dan pikirannya dengan jelas. Profesional yang dapat berbicara dengan meyakinkan selalu dihargai.
- Komunikasi Tertulis — Kemampuan untuk menulis email, laporan, dan dokumen. Semakin terampil Anda menyederhanakan topik yang kompleks, menyampaikan informasi secara persuasif, dan mempertahankan perhatian pembaca, semakin kuat pula keterampilan komunikasi tertulis Anda.
- Mendengarkan Secara Aktif – Ini melibatkan mendengarkan tanpa interupsi, menunjukkan minat, mengajukan pertanyaan, menghindari kesimpulan yang terburu-buru, dan menyimpulkan. Membantu Anda lebih memahami kolega dan pelanggan, mempercepat penyelesaian masalah. Seperti yang ditulis Stephen R. Covey dalam The 7 Habits of Highly Effective People: “Kebanyakan orang tidak mendengarkan dengan maksud untuk memahami; mereka mendengarkan dengan maksud untuk merespons.”
- Empati — Kemampuan untuk menempatkan diri Anda pada posisi orang lain dan memahami perspektif serta perasaan mereka. Empati membantu meningkatkan hubungan bisnis dan suasana kooperatif.
- Pembelaan Pendapat yang Konstruktif — Mengekspresikan gagasan dan pendapat dengan jelas dan penuh hormat, tanpa agresi atau tekanan.
- Komunikasi nonverbal — Bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan gerak tubuh dapat meningkatkan interaksi di tempat kerja.
- Kemampuan beradaptasi dalam komunikasi — Sesuaikan gaya komunikasi Anda tergantung pada situasi dan konteks.
- Penyelesaian konflik secara diplomatis — Keterampilan dalam terlibat dalam dialog konstruktif membantu menyelesaikan konflik dan menemukan titik temu.
- Menyajikan informasi dengan meyakinkan — Mampu mengkomunikasikan ide dan pembaruan proyek dengan jelas selama presentasi dan rapat akan meningkatkan interaksi tim.
- Memberikan umpan balik yang konstruktif — Memberikan umpan balik yang bermakna akan memperkuat pengembangan individu dan tim.
Mengapa mengembangkan keterampilan komunikasi sangat penting bagi karyawan
Statistik menawarkan jawaban yang jelas mengapa keterampilan komunikasi sangat penting untuk bisnis:
- 40% karyawan percaya bahwa perusahaan mereka kurang berkolaborasi dan berkomunikasi.
- 33% menyebutkan kurangnya transparansi dalam komunikasi internal.
- 43% mengatakan mereka kehilangan kepercayaan pada manajemen karena komunikasi yang buruk.
- Produktivitas dapat meningkat hingga 30% ketika karyawan mendapatkan pelatihan dan alat komunikasi yang efektif.
- Komunikasi dan kolaborasi yang kuat dalam tim meningkatkan retensi karyawan sebesar 4,5 kali lipat.
Komunikasi yang baik merupakan landasan budaya perusahaan dan berpengaruh langsung terhadap produktivitas perusahaan. Apa pun sektornya, berinvestasi dalam pengembangan keterampilan ini berdampak positif pada karier dan pertumbuhan pribadi karyawan.
Bagaimana tim mendapat manfaat dari pengembangan keterampilan komunikasi
- Kejelasan dan Pemahaman: Komunikasi yang efektif menghilangkan kesalahpahaman dan salah tafsir. Karyawan dengan keterampilan verbal yang kuat dapat mengartikulasikan ide-idenya dengan jelas dan ringkas.
- Hubungan interpersonal yang lebih baik: Keterampilan komunikasi yang kuat membantu membangun hubungan yang kuat antara rekan kerja, manajer, bawahan, dan pelanggan. Empati mendorong pemahaman yang lebih baik, mengarah pada komunikasi yang lebih terbuka dan termotivasi.
- Mengurangi Konflik di Tempat Kerja: Kemampuan berkomunikasi secara konstruktif membantu menyelesaikan perselisihan sebelum menjadi masalah yang tidak dapat diselesaikan, dan sering kali mencegah PHK.
- Kerja tim dan kolaborasi yang lebih baik: Dengan pemahaman yang jelas tentang peran, tim menghemat waktu dan sumber daya, serta meningkatkan produktivitas.
- Kepemimpinan yang lebih efektif: Pemimpin dengan keterampilan komunikasi menginspirasi dan memotivasi tim, menyatukan orang-orang, dan memberikan panduan yang jelas.
- Peningkatan citra perusahaan: Komunikasi produktif dengan pelanggan dan mitra mengurangi perpindahan pelanggan dan meningkatkan reputasi perusahaan.
- Peluang pertumbuhan karir: Pidato yang jelas dan meyakinkan sangat dihargai dalam peran kepemimpinan dan manajemen.
- Inovasi yang lebih baik: tim yang komunikatif dengan baik merangsang kreativitas, meningkatkan profitabilitas bisnis.
Metode untuk menilai keterampilan komunikasi
Tes biasanya digunakan untuk menilai keterampilan komunikasi kandidat. Tugas HR adalah mempersiapkan serangkaian tes yang paling sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan untuk posisi tersebut. Misalnya, jika Anda ingin menilai seberapa baik seseorang mendengarkan dan mengartikulasikan pemikirannya, Anda perlu menilai komunikasi tertulis dan verbal, serta isyarat nonverbal dan mendengarkan secara aktif.
Saat mempekerjakan perwakilan penjualan, manajer layanan pelanggan, atau staf administrasi, penting untuk menilai kemampuan mereka dalam mengungkapkan pikiran secara verbal, memahami orang lain, dan menggunakan gerak tubuh serta bahasa tubuh yang sesuai.
Metode Uji yang Cocok
- Tes psikologi — menilai perilaku, motivasi, karakter, keterampilan dialog dan kemampuan membangun hubungan yang harmonis.
- Pengujian situasional — Mengevaluasi bagaimana seorang kandidat bereaksi terhadap situasi yang tidak terduga atau konflik.
- Wawancara Berbasis Kompetensi — Digunakan untuk memahami pengalaman dan perilaku kandidat di masa lalu dalam berbagai situasi. Sering diterapkan saat merekrut manajer atau pemimpin senior.
- Survei karyawan — Paling baik dimulai dengan menilai keterampilan komunikasi kepemimpinan. Refleksi diri atau umpan balik karyawan dapat menyoroti area yang perlu diperbaiki.
- Umpan balik 360 derajat — Alat SDM ini mengevaluasi kualitas anggota tim berdasarkan matriks kompetensi. Kolega, bawahan, manajer, pelanggan dan mitra berpartisipasi. Melakukan survei pada platform khusus akan meningkatkan efektivitasnya.
Metode untuk mengembangkan keterampilan komunikasi
Keterampilan komunikasi yang kuat bukanlah bawaan; Siapa pun dapat mengembangkannya dengan waktu dan sumber daya. Ada beberapa metode: pelatihan, kursus, maraton online, pembinaan bisnis, penyelesaian kasus dan masih banyak lagi. Latihan kelompok secara langsung mengenai teknik-teknik seperti mendengarkan secara aktif, negosiasi produktif, dan menetapkan nada positif bisa sangat membantu.
Kiat untuk meningkatkan keterampilan komunikasi
Anda juga dapat meningkatkan keterampilan komunikasi Anda secara individu dengan menetapkan beberapa aturan untuk diri Anda sendiri dalam dialog:
- Tanyakan pada diri Anda lima pertanyaan sebelum percakapan:
- Mengapa ini penting bagi saya?
- Siapa yang perlu memahami pesan saya?
- Apa tujuan utama saya?
- Apa hasil yang saya cari?
- Format apa yang terbaik untuk komunikasi ini?
- Mulailah percakapan dengan poin utama, pastikan audiens Anda segera memahami topiknya.
- Temukan cara yang sederhana dan jelas untuk mengungkapkan pemikiran Anda, ajukan pertanyaan, dan libatkan peserta dalam dialog.
- Rekam percakapan Anda di video dan amati diri Anda: Apakah Anda menjaga kontak mata? Apakah Anda tampak percaya diri, tenang, atau tegang?
- Mintalah umpan balik dari peserta setelah percakapan untuk memahami seberapa efektif komunikasi Anda.
Untuk menjaga komunikasi yang teratur dan terbuka, ikuti prinsip-prinsip berikut:
- Jadwalkan pertemuan tatap muka secara rutin.
- Bertemu dengan kelompok kerja setiap minggu.
- Pastikan semua orang memahami ekspektasi Anda.
- Fokus pada produktivitas rapat dan keamanan psikologis peserta.
